Dalla parola chiave al concetto: come cambia la ricerca negli enti

Sinonimi, gergo burocratico e significati: perché la ricerca semantica trova ciò che intendi e come convive con la ricerca classica del gestionale.

Esistono due modi di cercare un documento. Il primo è ricordare come è stato archiviato: numero, data, oggetto, ufficio. Il secondo è sapere cosa si sta cercando: «quella delibera in cui abbiamo regolato i dehors del centro storico». I gestionali tradizionali servono benissimo il primo modo e malissimo il secondo — che però è quello con cui ragionano le persone. Chi cerca ricorda il contenuto, quasi mai la collocazione.

La ricerca semantica nasce per servire il secondo modo: interrogare l'archivio per significato, non per corrispondenza esatta di caratteri. Negli ultimi anni è uscita dai laboratori ed è entrata negli strumenti quotidiani, e per gli archivi amministrativi — pieni di sinonimi, formule e gergo — è una manna particolare.

Come funziona, senza magia

Il principio è comprensibile anche senza tecnicismi. Ogni documento — e ogni domanda — viene trasformato in una rappresentazione numerica del suo significato, chiamata embedding: testi che parlano della stessa cosa, anche con parole diverse, hanno rappresentazioni vicine. Quando l'utente chiede qualcosa, il motore non confronta stringhe di caratteri: confronta significati, e restituisce i passaggi dei documenti più vicini alla domanda.

È per questo che i sinonimi non lo ingannano: «traffico» e «viabilità», «contributo» e «sovvenzione», «alienazione» e «vendita» abitano la stessa regione di significato. Ed è per questo che funziona anche quando la domanda è formulata male, in modo colloquiale, come la porrebbe chiunque a un collega esperto. Il motore non capisce il diritto amministrativo come lo capisce un funzionario: riconosce somiglianze di significato. Ma per il compito di ritrovare documenti, è esattamente la comprensione che serve.

Cosa cambia nel lavoro quotidiano

Sul piano pratico, la differenza si misura in gesti quotidiani — piccoli, ma ripetuti decine di volte al giorno.

• Le domande si fanno in linguaggio naturale, come si farebbero a voce, senza sintassi da imparare
• Ogni risultato mostra il passaggio del documento che risponde: si sceglie leggendo, non aprendo file a caso
• Si trova anche ciò che non si ricorda come è stato archiviato — che è il caso più frequente
• I permessi restano quelli veri: ognuno trova solo ciò che è autorizzato a vedere

Complementare, non sostitutiva

La ricerca semantica non manda in pensione quella tradizionale: per trovare «la determina numero 45 del 2021» la ricerca sui metadati resta imbattibile, ed è giusto che resti al suo posto. Le due lavorano sullo stesso archivio e si dividono i compiti: la classica per ciò che si ricorda con precisione, la semantica per tutto il resto — che negli archivi di un ente è la parte largamente maggioritaria. Diffidare, semmai, degli strumenti che impongono di scegliere: un archivio serio offre entrambe le porte.

C'è infine un moltiplicatore che merita attenzione: l'archivio dematerializzato. Ogni faldone che diventa testo ricercabile allarga il perimetro su cui la comprensione del significato può lavorare. La ricerca semantica rende conveniente ciò che prima sembrava solo un obbligo: più archivio entra, più l'ente ritrova ciò che sapeva già. E la stessa comprensione del significato è il fondamento degli altri usi dell'IA nell'ente: le risposte con citazioni, le bozze costruite sui precedenti, il supporto agli operatori. La ricerca è il primo dividendo di un investimento che ne paga molti.