Portare la ricerca semantica in Comune: da dove si parte

Testo digitale, perimetro documentale, permessi e filtri: i prerequisiti concreti per portare la ricerca semantica nell'archivio di un ente locale.

La tentazione è trattarla come un acquisto: si attiva il motore, si indicizza l'archivio, si cerca. In realtà la ricerca semantica è un progetto con prerequisiti precisi, e la differenza tra un risultato eccellente e una delusione si gioca quasi tutta prima dell'attivazione. Conoscere questi prerequisiti in anticipo permette di pianificare bene — e di fare al fornitore le domande giuste. Vale la pena dirlo subito: nessuno di questi prerequisiti richiede competenze da centro di ricerca. Richiedono decisioni, tempo degli uffici e un minimo di metodo.

Il primo prerequisito è il testo

La ricerca semantica lavora sul contenuto dei documenti: se il contenuto non esiste come testo, non c'è nulla da comprendere. I documenti nativi digitali sono pronti; quelli scansionati devono passare da un OCR di qualità, capace di gestire timbri, tabelle e dattiloscritti sbiaditi. La qualità dell'OCR determina la qualità della ricerca: un testo riconosciuto male produce risultati che sembrano casuali, e la fiducia degli utenti non sopravvive alle prime delusioni. Prima di qualsiasi contratto, conviene far processare al fornitore un campione dei documenti peggiori dell'archivio — non i migliori — e giudicare su quelli.

Per gli enti con archivi storici rilevanti, la dematerializzazione non è quindi un progetto parallelo: è il fondamento su cui la ricerca semantica costruisce il proprio valore. Conviene trattarli come un percorso unico, digitalizzando le serie documentali nell'ordine in cui la ricerca ne trarrà beneficio: prima le più consultate, poi il resto.

Perimetro, permessi, filtri

Definito il testo, restano tre scelte di impostazione che conviene fare per iscritto, coinvolgendo i responsabili degli uffici. Sono scelte organizzative travestite da scelte tecniche: farle a progetto avviato costa il triplo.

• Perimetro: quali serie documentali entrano, e in che ordine — atti correnti prima, archivio storico per fasi
• Permessi: ogni utente deve trovare solo ciò che è autorizzato a vedere; i profili si ereditano dal gestionale, non si reinventano
• Filtri: anno, tipologia di atto e ufficio devono restare disponibili — la semantica affianca la precisione archivistica, non la sostituisce
• Prova sul campo: un elenco di domande reali dell'ente, con gli atti attesi, per verificare il motore prima del via

Come riconoscere uno strumento serio

Tre segnali distinguono uno strumento maturo da una demo suggestiva. Primo: ogni risultato mostra l'estratto del documento che risponde alla domanda, non solo il titolo — è ciò che permette di scegliere senza aprire dieci file. Secondo: la ricerca vive dentro la piattaforma documentale dell'ente, con i permessi veri, non in un'applicazione separata da alimentare a mano. Terzo: il fornitore accetta la prova sulle vostre domande e sui vostri atti, non sui suoi esempi preparati. Un fornitore sicuro del proprio motore accetta volentieri: la prova costa poco e chiarisce molto.

Il metro del successo, dopo l'avvio, è uno solo: quante volte i colleghi la usano al posto della telefonata al collega che ricorda. Quando la scorciatoia diventa lo strumento, il progetto è riuscito. Vale anche il segnale opposto: se dopo qualche mese l'uso langue, spesso manca una serie documentale che gli utenti si aspettavano di trovare — e il rimedio è allargare il perimetro, non archiviare il progetto. Quando invece funziona, l'estensione ad altri uffici non sarà una decisione da difendere: sarà una richiesta che arriva da sola.