Dematerializzare l'archivio comunale: da dove si comincia

Non serve scansionare tutto e subito: priorità per gli archivi comunali, organizzazione dei lotti, controllo qualità e cosa fare del cartaceo dopo.

Il modo più sicuro per far fallire un progetto di dematerializzazione è concepirlo come «scansioniamo tutto»: l'inventario è sterminato, il budget non basta mai, dopo sei mesi il progetto si arena e resta la convinzione che «ci abbiamo provato, non si può fare». L'approccio che funziona è l'opposto: partire da poco, scelto bene, e costruire un flusso che poi macina il resto con costanza.

La domanda iniziale non è «quanto archivio abbiamo», ma «quale pezzo di archivio ci fa perdere più tempo oggi». La risposta, in quasi tutti i Comuni, indica gli stessi candidati.

Le priorità giuste

In cima alla lista stanno gli archivi più consultati: le pratiche edilizie, interrogate di continuo per accessi agli atti, compravendite e interventi sul patrimonio; le delibere e determine storiche, cercate per ricostruire decisioni e precedenti; i contratti e le convenzioni con scadenze ancora vive. Digitalizzare per frequenza di consultazione significa che ogni lotto completato produce beneficio immediato e visibile — il carburante politico e organizzativo per proseguire.

Vale anche il criterio del rischio: documenti unici in condizioni di conservazione precarie meritano priorità a prescindere dalla consultazione, perché lì la scansione è prima di tutto una misura di salvaguardia.

Meglio ancora se la scelta del primo lotto coinvolge chi l'archivio lo usa ogni giorno: gli operatori sanno perfettamente quali faldoni vengono richiesti ogni settimana e quali dormono indisturbati da decenni, e questa conoscenza pratica vale più di qualsiasi inventario formale. Un primo lotto scelto bene produce risultati visibili in poche settimane, e i risultati visibili sono il miglior argomento per ottenere le risorse del lotto successivo: la dematerializzazione si finanzia con la propria utilità dimostrata.

Il cantiere, in pratica

Definite le priorità, il lavoro si organizza come un flusso industriale leggero, con poche regole che ne determinano la qualità.

• Lotti omogenei per tipologia e periodo, con un registro di ciò che entra e ciò che è stato completato
• Metadati essenziali decisi prima di iniziare: tipologia, data, ufficio, riferimenti — pochi ma sempre presenti
• Controllo qualità a campione su leggibilità e completezza, con i casi dubbi segnalati per verifica umana
• OCR e indicizzazione subito dopo la scansione: l'immagine senza testo ricercabile è un beneficio dimezzato

Dopo la scansione: il destino della carta

Un capitolo da pianificare fin dall'inizio è il destino degli originali. La copia informatica di un documento analogico può sostituirlo nei termini previsti dal Codice dell'amministrazione digitale, ma lo scarto del cartaceo negli archivi pubblici resta una procedura formale, regolata dal massimario di scarto e soggetta ad autorizzazione della competente Soprintendenza archivistica: nulla si manda al macero per decisione d'ufficio. Molti enti, del resto, scelgono di conservare comunque gli originali storici, guadagnando dalla digitalizzazione l'accesso, non lo spazio.

Quanto alla tecnologia, l'OCR potenziato dall'intelligenza artificiale — come quello su cui lavora comuni.ai — ha cambiato il rendimento del cantiere: legge dattiloscritti sbiaditi, moduli compilati a mano e timbri, e restituisce testo strutturato invece di semplici immagini. Il collo di bottiglia non è più la macchina: è decidere da dove partire. Ed è una decisione che si può prendere questa settimana.