L.69/2009 e privacy: cosa pubblicare e cosa oscurare all'albo

Dalla legge 69/2009 alle indicazioni del Garante: cosa deve stare all'albo pretorio online, per quanto tempo, e quali dati personali vanno oscurati.

L'albo pretorio online vive dentro una tensione permanente tra due obblighi entrambi legittimi: pubblicare, perché la legge 69/2009 ha stabilito che la pubblicità legale degli atti si assolve sui siti informatici degli enti; e proteggere, perché gli atti amministrativi sono pieni di dati personali che non possono restare esposti oltre il necessario. Chi gestisce l'albo lavora ogni giorno su questo crinale, spesso senza che nessuno gli abbia mai spiegato le regole del gioco.

Le regole però esistono, e sono più chiare di quanto la prassi lasci credere: da un lato le norme che fissano cosa pubblicare e per quanto, dall'altro le indicazioni del Garante per la protezione dei dati personali su come farlo.

Cosa e per quanto: le durate contano

Il principio generale è che ogni atto ha la sua durata di affissione, fissata dalla norma che ne prevede la pubblicazione: per le deliberazioni degli enti locali il testo unico prevede quindici giorni consecutivi, salvo diversa disposizione; altre tipologie — pubblicazioni matrimoniali, bandi, avvisi — seguono le rispettive discipline. La durata non è un dettaglio: la decorrenza dei termini per impugnare e, in certi casi, l'esecutività stessa dell'atto si calcolano su quelle date.

Da qui una conseguenza pratica: il calendario delle pubblicazioni non può essere gestito a memoria. Ogni tipologia di atto dovrebbe avere la sua durata preimpostata, e le date di inizio e fine dovrebbero essere calcolate, non digitate.

Come pubblicare: le indicazioni del Garante

Sul versante privacy, le linee guida del Garante sulla diffusione di dati personali online da parte dei soggetti pubblici fissano alcuni punti fermi che ogni ufficio dovrebbe conoscere.

• Pertinenza e non eccedenza: si pubblica ciò che la finalità di pubblicità richiede, non l'intero fascicolo
• Durata limitata: scaduto il periodo di affissione, l'atto non deve restare liberamente accessibile online
• Dati particolari protetti: condizioni di salute e situazioni di disagio non vanno mai esposti
• Doppia versione quando serve: l'originale integrale agli atti, la versione con omissis all'albo

La doppia versione come abitudine

La tecnica della doppia versione è la risposta operativa più solida: il documento integrale resta nel fascicolo, con il suo pieno valore; all'albo va una versione in cui i dati non necessari alla finalità di pubblicità sono oscurati. Trasformarla da eccezione faticosa ad abitudine richiede solo che gli strumenti la supportino — un campo per la versione pubblicabile accanto all'originale, e la certezza che alla defissione l'esposizione cessi davvero.

È il criterio con cui valutare qualsiasi software per l'albo, incluse le piattaforme integrate come comuni.ai: non quanto è facile pubblicare, ma quanto è difficile sbagliare — date calcolate, defissione automatica, doppia versione gestita e referti che si producono da soli. La conformità, quando è progettata bene, non si nota: semplicemente non genera più casi.

Resta, come sempre, la parte non delegabile: decidere caso per caso cosa sia pertinente e cosa ecceda la finalità di pubblicità è una valutazione giuridica, non un automatismo. Ma è proprio per questo che conviene automatizzare tutto il resto — date, defissioni, referti, archivi — così che l'attenzione delle persone si concentri sull'unico passaggio in cui serve davvero il giudizio di chi conosce il procedimento.