Pratiche SUAP ferme: il conto che pagano imprese e Comune

Una SCIA che giace, un parere che non arriva, un'impresa che richiama: il costo reale di uno sportello unico gestito tra caselle PEC e cartelle condivise.

Per un'impresa che apre o amplia un'attività, lo sportello unico è il volto del Comune: è lì che si misura la distanza tra il territorio che accoglie e quello che complica. Quando una SCIA resta settimane senza istruttoria o un'istanza si perde tra caselle PEC e cartelle condivise, il danno non ricade solo sull'ufficio: ricade sull'impresa che ha un locale in affitto, personale da assumere e un'apertura da programmare.

Il ritardo, quasi mai, è cattiva volontà. È frammentazione: la pratica arriva dal portale, il parere dell'ASL torna per PEC, la sospensione dei termini vive in un appunto e la conferenza di servizi in una cartella a parte. Ogni passaggio è affidato alla memoria di qualcuno — e la memoria delle persone, a differenza dei fascicoli, va in ferie, cambia ufficio, va in pensione.

Dove si inceppa la macchina

Il punto critico del SUAP non è la ricezione: è il coordinamento. Una pratica di media complessità attiva endoprocedimenti verso enti terzi — sanità, vigili del fuoco, ambiente, Regione — ciascuno con i suoi termini e i suoi silenzi. Se nessuno strumento tiene il conto, l'ufficio scopre il parere mancante quando il professionista chiama per sapere perché tutto tace.

E poi ci sono i termini di legge, che per il SUAP non sono un dettaglio: la SCIA consente l'avvio immediato dell'attività ma impone finestre precise per i controlli, il procedimento ordinario matura silenzio-assenso, le richieste di integrazione sospendono e riavviano il conteggio. Gestire queste date su un calendario personale significa affidare al caso la legittimità dell'azione amministrativa.

C'è infine il capitolo delle conferenze di servizi: convocazioni, posizioni degli enti, verbali, determinazioni conclusive. Quando tutto questo vive in scambi di posta elettronica, ricostruire chi ha detto cosa — e con quale valore giuridico — diventa un esercizio di archeologia documentale, proprio nei procedimenti più delicati, dove la forma è sostanza e ogni passaggio può finire davanti a un giudice amministrativo.

Il conto, voce per voce

Il costo dello status quo non compare in nessun bilancio, ma si compone di voci concrete e ricorrenti, che ogni ufficio riconosce al volo.

• Ore di lavoro spese a ricostruire fascicoli spezzati tra PEC, cartelle di rete e archivi personali
• Telefonate e solleciti di professionisti e imprese che non hanno visibilità sullo stato della pratica
• Termini sforati e silenzi-assensi maturati senza istruttoria: attività avviate senza i controlli previsti
• Contenziosi e responsabilità quando un ritardo o un controllo mancato produce danni a qualcuno

Invertire la rotta

La direzione è nota, ed è quella che la norma indica da tempo: un fascicolo unico per pratica, con endoprocedimenti, pareri e termini tracciati dentro lo stesso strumento; la visibilità dello stato per l'impresa, che toglie all'ufficio le telefonate di aggiornamento; il calcolo automatico delle date che contano, così che nessuna scadenza dipenda da un promemoria personale.

Piattaforme gestionali pensate per gli enti locali — comuni.ai tra queste — trattano il SUAP come un flusso di lavoro, non come una casella di posta: la pratica entra protocollata, l'istruttoria segue passaggi documentati e il fascicolo resta, anche quando le persone cambiano. È la differenza tra uno sportello che subisce le pratiche e uno che le governa.